Bevezetés
Eddig a fizetés rögzítése és a bizonylat kiállítása két külön világ volt: a kasszáztál a PetMeticben, majd átültél a Billingóba kiállítani a nyugtát vagy számlát. Mostantól ez egy folyamat: a fizetés rögzítésekor pár kattintással elkészül a bizonylat, és – ha kéred – azonnal ki is megy a vendégnek emailben. E-nyugtára is felkészültünk, így a vendég pillanatok alatt megkapja az elektronikus nyugtáját.
Hol találod?
A Beállítások → Számlázó felületen. Itt a Billingo beállítások alatt adod meg a közös (üzleti) számlázódat, és – ha több munkatársad van – a Munkatársak számlázója résznél állíthatsz be kollégánként külön számlázót. Maga a bizonylat-kiállítás pedig ott történik, ahol a fizetést is rögzíted: a kasszában, az időpont lezárásakor.
Mit tud ez a funkció?
- Bizonylat a kasszából: a fizetés rögzítésekor egy kapcsolóval kéred a külső bizonylatot – nem kell külön a Billingóba átlépned.
- E-nyugta pár kattintással: felkészültünk az elektronikus nyugtára. Megadod a vendég email címét, és az e-nyugta azonnal kiállítódik és ki is megy neki.
- Több bizonylattípus: nyugta / e-nyugta vagy számla – te döntöd el, mit állít ki a rendszer alapból.
- Sztornó a felületről: ha hibás bizonylat ment ki, közvetlenül a PetMeticből sztornózhatod, nem kell a Billingóban keresgélned.
- Közös vagy kollégánkénti számlázó: egy üzleti (globális) számlázó mindenkinek, vagy – ha több munkatársad van – kollégánként külön, saját nevükben.
- Te szabod meg, ki mit állíthat: jogosultságokkal szabályozod, ki kezelheti a saját, és ki a munkatársak számlázóját.
- Gazdi-adatok automatikus mentése: ha a vendég számlázási adatai hiányosak, a fizetéskor bekéred őket, és – ha kéred – elmentjük a profiljába, így legközelebb már elő lesznek töltve.
Csatlakoztasd a Billingo-fiókodat (API kulcs + bizonylattömb)
Ahhoz, hogy a PetMetic a te nevedben tudjon bizonylatot kiállítani, két dolgot kell a Billingóból kimásolnod és a Számlázó beállításoknál megadnod: egy API kulcsot és a bizonylattömb azonosítóit. Ez egyszeri beállítás, és néhány perc az egész.
1. lépés – API kulcs létrehozása a Billingóban
A Billingóban menj a Beállítások → Integrációk → API kulcsok menüpontra, és kattints az Új API kulcs gombra. A megnyíló űrlapon válaszd a V3 API verziót, adj neki egy beszédes nevet (pl. „PetMetic összekötés"), a hozzátartozó összekötésnél válaszd az Egyedi fejlesztés lehetőséget, az API hatásköre pedig Olvasás, írás legyen. Végül Mentés.
2. lépés – Másold ki az elkészült API kulcsot
A mentés után a kulcs megjelenik a listában. A Másol gombbal tedd a vágólapra, majd illeszd be a PetMetic Számlázó beállítások → Billingo beállítások felületén az API kulcs mezőbe.
3. lépés – Bizonylattömb azonosítók kimásolása
A Billingóban nyisd meg a Bizonylat beállítások → Bizonylattömbök menüpontot. Itt látod a számlatömbödet és a nyugtatömbödet is. Mindegyiknél az API ID oszlopban szereplő számot kell kimásolnod (ez a bizonylattömb azonosítója – nem a „Legacy API ID"!), és a megfelelő mezőbe beillesztened a PetMetic Billingo beállításainál (számlatömb azonosító, nyugtatömb azonosító).
Közös vagy kollégánkénti számlázó?
Két módon működhet a számlázás, és a kettő együtt is élhet:
- Üzleti (közös) számlázó: egy számlázó az egész telephelyre. Ezt a Billingo beállítások alatt adod meg, és alapból mindenki ezzel számláz. A legtöbb vállalkozásnak ennyi pont elég.
- Kollégánkénti (saját) számlázó: ha egy nagyobb szalont kiadsz más kozmetikusoknak, akik vállalkozóként, a saját nevükben számláznak, akkor kollégánként külön számlázót állíthatsz be a Munkatársak számlázója résznél.
Fontos: nincs „keresztbe-számlázás". Mindenki vagy a saját, vagy az üzleti (közös) számlázójával állít ki bizonylatot – más kolléga számlázóját nem használhatja. Legfeljebb arra kaphatsz jogosultságot, hogy egy másik munkatárs beállítását módosíthasd.
Kassza: saját vagy üzleti számlázó?
Ha a bejelentkezett kollégának van saját, aktív számlázója a telephelyen, a kasszában a fizetés rögzítésekor megjelenik egy kis választó: Saját vagy Üzlet. Alapból a saját számlázó van előválasztva (a vállalkozó alapból magának számláz), de egy kattintással válthatsz a közös, üzleti számlázóra.
Ha a kollégának nincs saját számlázója, nincs miből választani: csendben az üzleti (közös) számlázóval megy a bizonylat – pontosan úgy, mint eddig.
Jogosultságok – ki mit állíthat be?
A munkatársak számlázós beállításait jogosultsággal szabályozod:
- Saját számlázó beállítása: akinek ez a jogosultsága megvan, a saját számlázóját állíthatja be és kezelheti.
- Munkatársak számlázójának beállítása: ezzel a jogosultsággal egy munkatárs mások számlázó-beállítását is megnézheti és módosíthatja.
Az üzlet tulajdonosa alapból mindent kezelhet. A munkatársaknak ezeket a jogosultságokat külön adhatod meg. A számlázási naplókban és az áttekintésben is csak azt látja mindenki, ami hozzá tartozik: aki csak a saját számlázóját kezeli, az a saját bizonylatait látja.
Lépésről lépésre használat
- A Billingóban hozz létre egy V3 API kulcsot (Olvasás, írás), és másold ki.
- A Billingóban nyisd meg a Bizonylattömbök menüt, és másold ki a számla- és nyugtatömb API ID-ját.
- A PetMeticben menj a Beállítások → Számlázó → Billingo beállítások felületre, illeszd be az API kulcsot és a tömb-azonosítókat, majd mentsd el.
- Állítsd be, milyen bizonylatot szeretnél alapból (pl. e-nyugta), és hogy automatikusan menjen-e ki a vendégnek emailben.
- Ha több munkatársad van, a Munkatársak számlázója résznél kollégánként is beállíthatod a saját számlázójukat.
- A kasszában a fizetés rögzítésekor kapcsold be a külső bizonylat készítését – a bizonylat elkészül, és kimegy a vendégnek.
Tipikus példák
- „Egyéni kozmetika: minden fizetésnél e-nyugta, ami azonnal kimegy a vendég email címére."
- „Nagyobb szalon több bérlővel: mindenki a saját Billingo-fiókjával, a saját nevében számláz."
- „Hibás bizonylat ment ki – egy kattintással sztornózom a PetMeticből, nem kell a Billingóba belépnem."
Gyakori kérdések (GYIK)
Kérdés: Az elején, amíg még csak állítgatom a számlázót, lehet „élesben" elrontani valamit?
Válasz: Ezt elkerülendő érdemes az elején piszkozat módra állítani a bizonylatokat. Így a kiállított dokumentum nem véglegesedik azonnal, hanem a Billingóban piszkozatként jelenik meg – nyugodtan kipróbálhatod a folyamatot, ellenőrizheted, hogy minden jól néz-e ki, és csak akkor kapcsolod ki a piszkozat módot, ha már mindent a helyére állítottál.
Kérdés: Mi a különbség az üzleti (közös) és a kollégánkénti számlázó között?
Válasz: Az üzleti (közös) számlázó egy fiók az egész telephelyre, ezzel alapból mindenki számláz. A kollégánkénti számlázóval minden munkatárs a saját nevében (saját Billingo-fiókjával) állíthat ki bizonylatot – ez a „bérelt szék" modellhez kell, ahol a kollégák önálló vállalkozók. A kettő együtt is élhet.
Kérdés: Tud valaki más kolléga számlázójával számlázni?
Válasz: Nem. Mindenki vagy a saját, vagy az üzleti (közös) számlázóval állít ki bizonylatot – más munkatárs számlázóját nem használhatja. Annyit lehet, hogy megfelelő jogosultsággal egy munkatárs beállíthatja, módosíthatja egy másik kolléga számlázóját, de a kiállítás akkor is az érintett kolléga számlázójával történik.
Kérdés: Mikor jelenik meg a „Munkatársak számlázója" rész?
Válasz: Csak akkor, ha a telephelyen több munkatárs van. Egyetlen felhasználónál felesleges lenne, ezért ilyenkor nem is mutatjuk – marad a sima, üzleti számlázó.
Kérdés: Tudok sztornózni a PetMeticből?
Válasz: Igen. A számlázási felületről közvetlenül sztornózhatod a kiállított bizonylatot, nem kell külön a Billingóba belépned. A sztornó ugyanazzal a számlázóval (azonos fiókkal) készül, amelyikkel az eredeti bizonylat kiment.
Kérdés: Hogyan megy ki az e-nyugta a vendégnek?
Válasz: Az e-nyugtához a vendég email címe szükséges. A kasszában megadod (vagy a profiljából előtöltjük), és a bizonylat kiállításakor az e-nyugta azonnal kimegy emailben. Email cím nélkül e-nyugta nem állítható ki.
Kérdés: Honnan veszem a Billingóból a kulcsot és a tömb-azonosítókat?
Válasz: Az API kulcsot a Billingo Beállítások → Integrációk → API kulcsok menüjében hozod létre (V3, Olvasás/írás), a bizonylattömb azonosítókat pedig a Bizonylattömbök menüben, az API ID oszlopból másolod ki. Mindkettőt a PetMetic Billingo beállításainál add meg. A fenti, képes lépések végigvezetnek rajta.
Kérdés: Ez a funkció minden előfizetési csomagban elérhető?
Válasz: Igen. Nálunk azok az eszközök és funkciók, amelyek a te hatékonyságodat növelik, az összes csomagban automatikusan elérhetővé válnak, amint megjelennek.
Próbáld ki most
Csatlakoztasd a Billingo-fiókodat egyszer, és onnantól a fizetés rögzítésével együtt elkészül a bizonylat is. Egy folyamat, pár kattintás – és a vendég kezében már ott az e-nyugtája.