Bevezetés
Az egyik leggyakoribb kérés az volt, hogy ne kelljen egyesével felvinni a vendégeket, amikor valaki átáll a PetMeticre. Egy 300 gazdis, 500 kisállatos ügyfélkör kézzel több napos munka, és közben könnyű elgépelni valamit.
Mostantól nem kell. Az import varázslóval letöltöd az Excel sablont, kitöltöd az adataiddal, feltöltöd, és a rendszer egyszerre viszi fel az összes gazdit és kisállatot. A lényeg, hogy ez nem egy vakon lefutó folyamat: a feltöltés után pontosan látod, mi fog történni, és bármikor visszaléphetsz.
Hol találod?
A Kisállatok vagy a Gazdik listán, a jobb felső sarokban lévő Import gombbal. Mindkét helyről ugyanoda jutsz, mert egy fájlban egyszerre viszed fel a gazdit és a hozzá tartozó kisállatot.
Ha még egyetlen gazdid vagy kisállatod sincs, a lista közepén is ott a link, hogy inkább importálással kezdj.
Mit tud ez a funkció?
- Gazdi és kisállat egy sorban: nem kell külön feltöltés, egy sorba írod a gazdit és a kisállatát.
- Kész sablon útmutatóval: a letöltött fájl első lapja egy útmutató, a másodikon vannak az adatok és három kitöltött példasor.
- Minden sort ellenőrzünk: nem csak a fájl elejét, hanem az utolsó sorig mindent, még az import indítása előtt.
- Elírás-javítás: ha „Yorkshire Terier" szerepel a fájlban, felajánljuk a „Yorkshire Terrier"-t, és megmutatjuk, mennyire biztos a találat.
- Szinonimák felismerése: a „kutya", a „dog" és az „eb" ugyanazt jelenti a rendszernek, ahogy a „hím" és a „kan" is.
- Automatikus kitöltés: a méretet, a szőrzet típusát és a kozmetikai eljárást a fajtából töltjük ki, ezeket nem kell megadnod.
- Nincs duplikált gazdi: ha egy gazdi már létezik a telefonszáma alapján, az új kisállat a meglévő gazdihoz kapcsolódik.
- Javítás a felületen: a hibás sorokat nem kell az Excelben keresgélned, egyből a böngészőben átírhatod őket.
- Kihagyás egy kattintással: amit most nem akarsz felvinni, azt kihagyhatod, akár egy egész csoportot egyszerre.
- Mindent vagy semmit: ha bármi elakadna importálás közben, semmi nem kerül be, nem marad félkész adat.
Így néz ki a folyamat
Négy lépés, és a felület végig mutatja, hol tartasz.
1. Töltsd le a sablont
Az Import oldalon egy gombnyomás. A letöltött Excel fájl első lapja az útmutató, ez elmagyarázza, melyik oszlopba mi kerül, mi a kötelező, és mi az, ami magától kitöltődik. A második lapon vannak maguk az adatok, három kitöltött példasorral.
2. Töltsd ki az adataiddal
A példasorokat nyugodtan írd felül vagy töröld, a fejléc sort viszont hagyd meg, mert abból tudjuk, melyik oszlop micsoda.
Kötelező mezők a gazdinál a vezetéknév, a keresztnév és a telefonszám, a kisállatnál a fajta, a neme és a fajtája a kozmetikánál. Minden más opcionális.
3. Töltsd fel és nézd át az előnézetet
Ez a legfontosabb lépés. A feltöltés után minden sort ellenőrzünk, és négy csoportba rendezve mutatjuk meg őket, sürgősségi sorrendben. Semmi nem kerül be addig, amíg te el nem indítod az importot.
4. Indítsd el az importot
Ha nincs hibás sor, az Import indítása gomb aktívvá válik, és megmutatja, hány sor fog bekerülni. Utána már csak a kész képernyő van hátra.
A négy sor-státusz
A feltöltés után minden sor kap egy státuszt. Ez mondja meg, kell-e még foglalkoznod vele.
🟢 Érvényes. Minden adat rendben, nincs teendő. Ezt a csoportot alapból becsukva mutatjuk, hogy ne foglalja a helyet.
🟡 Figyelmeztetés. A gazdi már létezik ugyanezzel a telefonszámmal. Ez nem hiba: az import mehet, az új kisállat a meglévő gazdihoz fog kapcsolódni, és nem jön létre duplikált gazdi. Csak azért jelezzük, hogy tudj róla.
🔵 Ellenőrzés szükséges. A rendszer elírást javított, vagy bizonytalan találatot adott. Például a „Beagl"-ból „Beagle" lett 80 százalékos hasonlósággal. Importálható, de érdemes a Javítás gombbal átnézni, jót talált-e el.
🔴 Hibás. Valamilyen adat hiányzik vagy érvénytelen, például nincs meg a telefonszám, vagy olyan fajta szerepel a fájlban, amit nem ismerünk fel. Amíg egyetlen hibás sor is van, az import nem indítható el. Vagy javítod, vagy kihagyod.
Minden sornál kiírjuk az Excel sor számát is, hogy ha inkább a fájlban javítanád, azonnal megtaláld.
Ha valamit javítani kell
Két lehetőséged van, és egyik sem jár azzal, hogy elölről kell kezdened.
Javítás a felületen. A Javítás gombbal megnyílik a sor, és ott helyben átírhatod. A hibás mezőt pirossal keretezzük, tehát rögtön látod, mivel van baj, nem kell keresgélned. A kisállat fajtáját és a fajtáját legördülőből választod, így nem tudsz mellégépelni. Mentés után a sor azonnal átkerül a megfelelő csoportba.
Kihagyás. Amit most nem akarsz felvinni, azt kihagyhatod. Ha egy egész csoportot félretennél, például az összes hibás sort, arra ott az Összes kihagyása gomb a csoport tetején. A kihagyott sorok külön csoportba kerülnek, és bármikor visszaállíthatod őket.
Ami magától kitöltődik
Néhány adatot nem kell megadnod, mert a fajtából következik:
- a méret (például XS, M, L),
- a szőrzet típusa,
- a kozmetikai eljárás.
Ha megadod a „Puli" fajtát, a méret, a szőrzet és az eljárás magától a helyére kerül. Az előnézetben ki is írjuk, mit töltöttünk ki helyetted.
Gyakori kérdések (GYIK)
Kérdés: Mi történik, ha egy gazdi már szerepel a rendszerben?
Válasz: Felismerjük a telefonszáma alapján, és nem hozunk létre új gazdit. Az új kisállat a meglévő gazdihoz kapcsolódik. Az ilyen sorokat sárga Figyelmeztetés státusszal jelöljük, hogy tudj róla.
Kérdés: Egy gazdinak több kisállata van. Hogyan írjam be?
Válasz: Annyi sort veszel fel, ahány kisállata van, és mindegyik sorba ugyanazt a telefonszámot írod. A gazdi egyszer jön létre, a kisállatok pedig mind hozzá kapcsolódnak.
Kérdés: Elronthatom az importtal az adatbázisomat?
Válasz: Nem. Egyrészt az import előtt pontosan látod, mi fog történni, másrészt az egész folyamat mindent vagy semmit alapon működik: ha bármi elakadna közben, semmi nem kerül be, nem marad félkész állapot.
Kérdés: Mi van, ha nem tudom a kisállat nevét?
Válasz: Hagyd üresen mindkét név oszlopot. A kisállat név nélkül jön létre, ugyanúgy, mintha a felületen a Nem tudom a kisállat nevét kapcsolót használnád.
Kérdés: Külföldi telefonszámot is megadhatok?
Válasz: Igen, nemzetközi formátumban, például +49 171 1234567. Minden telefonszámot ellenőrzünk, az érvénytelen szám hibás sor lesz.
Kérdés: Ugyanazt az email címet két gazdihoz is beírhatom?
Válasz: Nem. Egy email cím csak egy gazdihoz tartozhat, ezért ha ugyanaz az email cím két különböző gazdinál szerepel, azt hibaként jelezzük. Ha ugyanannak a gazdinak van több kisállata, az nem gond: ott ugyanaz a telefonszám és ugyanaz az email cím szerepel, tehát ugyanarról a gazdiról van szó.
Kérdés: Mi van, ha olyan kisállat fajtát importálok, ami nálam nincs bekapcsolva?
Válasz: Nem kell előre bekapcsolnod. Ha például nyulakat is importálsz, de nálad eddig csak a kutya volt engedélyezve, az import végén magától bekapcsoljuk a hiányzó kisállat fajtákat a helyszíneden. Erre azért van szükség, mert a kisállat-lista szűrője és a fajtához kötött beállítások az engedélyezett fajtákból dolgoznak. A Beállítások → Helyszín oldalon utólag bármikor módosíthatod, mely fajtákkal dolgozol.
Kérdés: Mekkora fájlt tölthetek fel, és milyen formátumban?
Válasz: Excel fájlt (.xlsx vagy .xls), legfeljebb 10 MB méretben, ami több ezer sornak bőven elég. A legegyszerűbb, ha a letöltött sablont töltöd ki, mert abban a fejléc sor már a helyén van.
Kérdés: Muszáj a sablont használnom?
Válasz: Érdemes, mert a fejléc sorból tudjuk, melyik oszlop micsoda. Ha saját fájlod van, a legegyszerűbb a sablon fejlécét bemásolni fölé.
Kérdés: Mi az az „Ellenőrzés szükséges" státusz?
Válasz: Az, hogy a rendszer talált egy hasonló értéket, de nem biztos benne. Ilyenkor kiírjuk, miből mit csinált és hány százalékos a hasonlóság, te pedig eldöntöd, elfogadod-e.
Kérdés: Ez a funkció minden előfizetési csomagban elérhető?
Válasz: Igen. Nálunk azok az eszközök és funkciók, amelyek a te hatékonyságodat növelik, az összes csomagban automatikusan elérhetővé válnak, amint megjelennek.
Próbáld ki most
Ha most állsz át a PetMeticre, az import varázslóval órák helyett percek alatt megvan a teljes ügyfélköröd. Nyisd meg a Kisállatok vagy a Gazdik listát, kattints az Import gombra, és töltsd le a sablont.
Ha elakadnál, vagy egy furcsa adat miatt nem megy át egy sor, keress minket bizalommal, szívesen segítünk. 🐾